GmbH-Gründung beim Notar: Ablauf, Kosten und Praxistipps

Die Gruendung einer Gesellschaft mit beschraenkter Haftung (GmbH) erfordert zwingend die Mitwirkung eines Notars. Die notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags ist nach § 2 Abs. 1 GmbHG konstitutive Voraussetzung fuer die wirksame Errichtung der Gesellschaft. Dieser Beitrag stellt den Ablauf der GmbH-Gruendung systematisch dar und gibt praxisnahe Hinweise zu Kosten, Gestaltungsfragen und typischen Fallstricken.

Notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags

Beurkundungspflicht nach § 2 GmbHG

Der Gesellschaftsvertrag bedarf gemaess § 2 Abs. 1 GmbHG der notariellen Form. Die Beurkundungspflicht erstreckt sich auf den gesamten Gesellschaftsvertrag einschliesslich aller Nebenabreden, die zum Vertragsinhalt gehoeren. Muendliche Nebenabreden, die den Gesellschaftsvertrag ergaenzen oder abaendern, sind formunwirksam.

Der Mindestinhalt des Gesellschaftsvertrags ergibt sich aus § 3 GmbHG:

• Firma und Sitz der Gesellschaft
• Gegenstand des Unternehmens
• Betrag des Stammkapitals
• Zahl und Nennbetraege der Geschaeftsanteile

Musterprotokoll vs. individueller Gesellschaftsvertrag

Seit der MoMiG-Reform 2008 bietet § 2 Abs. 1a GmbHG die Moeglichkeit einer vereinfachten Gruendung mittels Musterprotokoll. Dieses fasst Gesellschaftsvertrag, Geschaeftsfuehrerbestellung und Gesellschafterliste in einem einzigen Dokument zusammen.

Praxishinweis: Das Musterprotokoll eignet sich vor allem fuer unkomplizierte Ein-Personen-Gruendungen. Sobald individuelle Regelungen zu Gewinnverteilung, Nachfolgeklauseln, Wettbewerbsverboten oder Vinkulierung gewuenscht sind, ist ein individueller Gesellschaftsvertrag zwingend zu empfehlen.

Stammkapital und Einlageleistung

Das Mindeststammkapital der GmbH betraegt 25.000 EUR (§ 5 Abs. 1 GmbHG). Vor der Anmeldung zum Handelsregister muss auf jeden Geschaeftsanteil mindestens ein Viertel des Nennbetrags eingezahlt sein, insgesamt jedoch nicht weniger als 12.500 EUR (§ 7 Abs. 2 GmbHG).

Berechnung der Mindesteinlage

Beispiel: Gruendung mit zwei Gesellschaftern, Stammkapital 25.000 EUR, je 12.500 EUR Nennbetrag.

• Mindesteinlage je Gesellschafter: 25 % von 12.500 EUR = 3.125 EUR
• Gesamte Mindesteinlage: 6.250 EUR
• Da das Gesetz mindestens 12.500 EUR insgesamt verlangt, muss der Differenzbetrag von 6.250 EUR zusaetzlich aufgebracht werden
• Ergebnis: Vor Anmeldung sind insgesamt 12.500 EUR einzuzahlen

Bei Sacheinlagen (§ 5 Abs. 4 GmbHG) sind die Gegenstaende im Gesellschaftsvertrag genau zu bezeichnen. Die Sacheinlage muss vor Anmeldung vollstaendig erbracht sein (§ 7 Abs. 3 GmbHG). Zudem ist ein Sachgruendungsbericht zu erstellen. Werden Grundstuecke als Sacheinlage eingebracht, sind die Vorschriften des Grundbuchrechts zu beachten.

Geschaeftsfuehrerbestellung

Die Bestellung des Geschaeftsfuehrers erfolgt entweder im Gesellschaftsvertrag oder durch gesonderten Gesellschafterbeschluss (§ 6 Abs. 3 GmbHG). Bei der Gruendung wird die Bestellung regelmaessig in die Gruendungsurkunde aufgenommen.

Der Geschaeftsfuehrer muss in der Anmeldung zum Handelsregister versichern, dass keine Bestellungshindernisse nach § 6 Abs. 2 S. 2 GmbHG vorliegen. Diese umfassen unter anderem:

• Verurteilung wegen bestimmter Straftaten (Insolvenzstraftaten, Betrug, Untreue u. a.)
• Berufsverbot auf dem Taetigkeitsgebiet der Gesellschaft
• Amtsunfaehigkeit nach § 6 Abs. 2 S. 2 Nr. 2, 3 GmbHG

Der Notar hat den Geschaeftsfuehrer ueber diese Bestellungshindernisse zu belehren und die Belehrung zu dokumentieren.

Handelsregistereintragung

Anmeldung

Die Gesellschaft ist zur Eintragung in das Handelsregister anzumelden (§ 7 Abs. 1 GmbHG). Die Anmeldung erfolgt in elektronisch beglaubigter Form durch saemtliche Geschaeftsfuehrer (§ 78 GmbHG). Der Notar fertigt die Anmeldung und uebermittelt sie elektronisch an das Registergericht.

Beizufuegende Unterlagen (§ 8 GmbHG)

• Gesellschaftsvertrag und ggf. Beschluesse in Urschrift oder beglaubigter Abschrift
• Legitimation der Geschaeftsfuehrer
• Gesellschafterliste (§ 40 GmbHG)
• Versicherung nach § 8 Abs. 2 GmbHG (Mindesteinlage, freie Verfuegbarkeit, Bestellungshindernisse)
• Bei Sacheinlagen: Sachgruendungsbericht, ggf. Wertgutachten
• Genehmigungen (z. B. bei regulierten Geschaeftszwecken)

Entstehung der GmbH

Die GmbH entsteht als juristische Person erst mit der Eintragung im Handelsregister (§ 11 Abs. 1 GmbHG). Im Zeitraum zwischen Beurkundung und Eintragung besteht eine GmbH in Gruendung (GmbH i.G.) bzw. eine Vor-GmbH. In diesem Stadium haften die handelnden Personen grundsaetzlich persoenlich (§ 11 Abs. 2 GmbHG).

Kostenberechnung nach GNotKG

Die Notarkosten fuer die GmbH-Gruendung richten sich nach dem Gerichts- und Notarkostengesetz (GNotKG). Massgeblich ist der Geschaeftswert, der sich nach dem Stammkapital richtet.

Beispielberechnung: Standard-Gruendung mit 25.000 EUR Stammkapital

Hinweis: Die konkreten Betraege ergeben sich aus der Gebuehrentabelle B zu § 34 GNotKG und koennen je nach Geschaeftswert und Umfang der Beurkundung variieren. Bei einem Stammkapital von 25.000 EUR ist mit Gesamtkosten fuer den Notar von ca. 300 bis 600 EUR (zzgl. USt.) zu rechnen. Hinzu kommen die Gerichtskosten fuer die Handelsregistereintragung (ca. 150 EUR) und die Veroeffentlichungskosten. Details zur Kostenberechnung finden Sie in unserem Beitrag zu Notarkosten nach GNotKG.

Typische Fallstricke in der Praxis

1. Unbestimmter Unternehmensgegenstand

Das Registergericht prueft den Unternehmensgegenstand auf hinreichende Bestimmtheit. Zu weite Formulierungen wie "Handel mit Waren aller Art" koennen zur Zurueckweisung fuehren. Der Gegenstand muss den Taetigkeitsbereich erkennen lassen, ohne zu eng gefasst zu sein.

2. Verstoesse gegen das Firmenrecht

Die Firma muss den Anforderungen der §§ 17 ff. HGB und § 4 GmbHG entsprechen. Verwechslungsgefahr mit bestehenden Firmen, irrefuehrende Zusaetze oder fehlende Rechtsformbezeichnung fuehren zur Beanstandung durch das Registergericht.

3. Unwirksame Sacheinlageabreden

Haeufige Fehler betreffen die unzureichende Beschreibung von Sacheinlagen oder die fehlende Werthaltigkeit. Eine verdeckte Sacheinlage (§ 19 Abs. 4 GmbHG) liegt vor, wenn eine Bareinlageverpflichtung vereinbart wird, tatsaechlich aber eine Sacheinlage erbracht werden soll. Die Rechtsfolge ist, dass die Einlageverpflichtung nicht als erfuellt gilt.

4. Fehlende oder verspätete Einzahlung

Die Versicherung nach § 8 Abs. 2 GmbHG, dass die Mindesteinlage eingezahlt wurde und zur freien Verfuegung des Geschaeftsfuehrers steht, muss wahrheitsgemass sein. Falsche Versicherungen koennen eine Strafbarkeit nach § 82 GmbHG begruenden.

5. Vinkulierungsklauseln ohne Schiedsmechanismus

Werden Abtretungsbeschraenkungen (§ 15 Abs. 5 GmbHG) vereinbart, sollte fuer den Fall der Verweigerung der Zustimmung ein Konfliktloesungsmechanismus vorgesehen werden. Andernfalls droht eine faktische Unuebertragbarkeit der Geschaeftsanteile.

6. Fehlende Regelungen zur Nachfolge

Insbesondere bei Familiengesellschaften werden Einziehungsklauseln (§ 34 GmbHG) und Abfindungsregelungen haeufig vernachlaessigt. Dies kann im Erbfall zu erheblichen Streitigkeiten fuehren. Zur vorausschauenden Planung empfiehlt sich auch die Lektüre unseres Beitrags zur Unternehmensnachfolge im Erbrecht.

Ablauf der GmbH-Gruendung im Ueberblick

1. Vorbereitung: Entwurf des Gesellschaftsvertrags durch den Notar, Abstimmung mit den Gruendern
2. Beurkundung: Notarielle Beurkundung des Gesellschaftsvertrags und der Geschaeftsfuehrerbestellung
3. Konteroeffnung: Einrichtung eines Geschaeftskontos auf die GmbH i.G.
4. Einzahlung: Einzahlung des Stammkapitals (mindestens Haelfte)
5. Anmeldung: Elektronische Handelsregisteranmeldung durch den Notar
6. Pruefung: Pruefung durch das Registergericht (Dauer: ca. 1-4 Wochen)
7. Eintragung: Eintragung im Handelsregister -- die GmbH existiert als juristische Person
8. Nachbereitung: Gewerbeanmeldung, steuerliche Erfassung beim Finanzamt

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Fazit

Die notarielle GmbH-Gruendung ist ein standardisierter, aber fehleranfaelliger Vorgang. Die Wahl zwischen Musterprotokoll und individuellem Gesellschaftsvertrag, die korrekte Ausgestaltung der Einlagebestimmungen und die sorgfaeltige Vorbereitung der Handelsregisteranmeldung sind entscheidend fuer eine zuegige und rechtssichere Gruendung. Eine fruehzeitige Abstimmung zwischen Gruendern, Notar und steuerlichem Berater verhindert Verzoegerungen und kostspielige Nachbesserungen.